檔案搬遷是指將機構、企業、團體等單位的檔案從一個場所遷移至另一個場所,一般是由于搬遷、擴建、合并、撤并等原因所致。以下是關于檔案搬遷的流程及注意事項的信息:
1、檔案搬遷的流程:
前期準備:整理庫房內各類檔案,租用車輛,向有關單位發通知等。
搬運檔案:實行專人押車,做好交接工作。
入庫上架:集中分類上架。
核對統計:檔案上架后做好整理、核對和統計工作。
2、檔案搬遷的注意事項:
各部門責任到人,各部門負責人為檔案安全的第一責任人。
做好各類檔案資料的整理、立卷,逐一編號,認真清點,裝箱打包,貼好標簽,做好標記。
搬運過程各部門必須安排好跟隨人員,防止搬遷過程中出現檔案資料丟失、損壞等情況,確保檔案資料安全。
特別是基建檔案,要抓緊時間整理,盡快移交檔案館。
3、其他相關注意事項:
做好搬遷后的網絡、電話、電腦等設備的調試工作。
負責館藏檔案的清點、整理、出庫及搬到新館后的驗收、入庫、上架工作。
相關科室要通過多種渠道發布閉館通知,做好告知工作,由于檔案資料搬遷整理耗時較長,可能會給查檔帶來不便。
需要注意的是,檔案搬遷的流程和注意事項可能因機構、單位的不同而有所差異,因此在具體實施過程中還需要根據實際情況進行調整。
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