新實驗室建設完成之后,如何順利推進搬遷工作,平穩遷移各項實驗功能,成為大家關心的問題。惠州實驗室搬遷方案怎樣做,才會更加科學周密?儀器設備怎樣搬,故障率才能降到最低?搬遷后需要做什么,才能保持資質與合規?搬遷的千頭萬緒,我們一起來理一理。
首先給大家介紹幾個真實案例:
A實驗室:拆機環節進行時,舊址大樓大門被拆除,此時新址暫不具備安裝條件,導致資產安全無法保證,只能臨時找尋場地放置儀器;
B實驗室:涉及核酸檢測,搬遷前未考慮實驗室的特殊性,搬遷項目組進場后,實驗室被臨時要求增加消殺環節,預定搬遷計劃推延;
C實驗室:搬遷前驗證需求統計不完全,搬遷后臨時增加驗證清單,導致搬遷項目組需臨時制定新增部分的驗證方案,搬遷工期延長。
由此可見,前期規劃籌謀得越完善細致,搬遷的過程才能越順利,搬遷的結果才能越滿意。本文從搬遷前,搬遷中,搬遷后三方面,與大家探討如何順利推進搬遷工作,怎樣規避各種麻煩與風險。
一、搬遷前- 不打無準備之仗
需要什么資源,搬遷順序怎么定,新址條件夠不夠,工作任務如何分配,突發情況怎么處理……如果沒有周密的搬遷前準備,慌亂并且沒有目的地進行,搬遷過程就會出現各種各樣的差錯。
01 資產登記盤點
搬遷資產清單是造預算和做方案的基礎數據。可以以科室為單位,分別整理搬遷資產清單,最后匯總。資產清單盡可能準確完整,以避免清單確定后再多次增減帶來的低效與混亂。
資產清單需明確資產名稱,所屬科室、所在房間、內部編號、完好情況、數量、大型資產尺寸、驗證/計量需求、資產責任人等必要信息。
合知行搬遷工程師小Tips:
(1)摸清老舊故障儀器、過期化學品、老舊家具等情況,統計需報廢或處置清單,避免無價值搬遷;
(2)建議科室對各類別設備提出明確的搬遷技術要求、注意事項和恢復計劃;
(3)鑒于對試劑性質、耗材數量、私人物品等了解程度,建議由實驗室人員事先整理、分類標識并編號。
02 新舊環境勘察
(1)環境安全
安全措施:查看高電壓試驗區、潛在爆炸區域、高能射線泄露等危險區域安全措施是否完備,消防設備、應急通道、警示標志位置是否合理;
新風、萬向臂、通風櫥:檢查每個房間的這三項裝置是否正常;
空調:檢查每個房間的空調是否正常,尤其是生物實驗室凈化間的空調;
通排風系統:檢查使用時的風速、換氣次數、排風量、噪聲等指標是否符合國家標準,與建筑內的空調、消防、照明等線路是否互不干擾。
(2)水電氣條件
水:掌握供水情況,各房間水點的水壓是否達到要求,尤其是純水機用水的水壓。如有集中純水系統,則需核查各純水點出水的水質是否滿足實驗要求,具體可參照GB/T 6682-2008分析實驗室用水規格和試驗方法標準進行核查;
電:掌握用電情況,電源相位連接是否正確, 電壓、電流、接地是否符合要求。尤其是精密儀器房間 應多次測試電壓電阻,查看插頭、接地電阻等是否符合要求;
氣:集中供氣要核查每臺設備所用氣路是否正確,氣路終端與儀器氣路連接線是否配套。如常用氣路口為4分口,但原子吸收用乙炔氣,氬氣、原子熒光用氬氣管路較粗,需著重核查。
(3)新舊址搬遷條件
測量新舊址門窗、走道、樓梯、電梯等尺寸,預演運輸路徑,如轉彎、阻礙物、貨梯與地面間空隙或高低差等,查看樓前運輸車輛停放場地、高空作業空間等。
(4)新址儀器布局定位
熟悉新實驗室空間布局,并根據平面圖對工作點及試驗臺統一編號,根據資產統計表進行定位規劃并做好標識,制訂搬遷位置表,以便資產遷入時可一步到位。
03 明確科室安排
搜集匯總各科室的工作安排,制訂搬遷順序表,尤其對于生產任務緊、檢測任務重的實驗室,需明確哪些檢測工作搬遷前完成,哪些搬遷后再做,相關儀器什么時間必須恢復。針對搬遷期間實驗工作不停的需求,或工期非常緊張的需求,更需摸清楚工作安排,統籌好相應資產的搬遷順序。
04 制定惠州實驗室搬遷工作方案
(1)資產搬遷方案
儀器設備的搬運與驗證
方案價值各異、尺寸不同、精密程度不等,所需技術等級、包裝材料、運輸條件也會有差異。因此,從平衡安全與經濟的角度,應對搬遷清單中設備分類,形成有針對性的搬遷方案。比如:
大型精密儀器,價值高、易破損,對防震、防潮、防撞、防跌落等要求高,對技術要求較高,建議由專業技術人員實施;
通用儀器,部分可整機遷移,過度包裝防護,會帶來搬運經費與時間的浪費。但細節不能忽略,否則易造成故障,比如箱體類需將隔板取出或固定,制冷類搬運傾斜角不能超過45°……
超大型儀器,易在電梯、拐角等部位磕碰,甚至需吊裝才能入室,則應在場地保護、運輸路徑、人員安全等方面做好計劃。
此外,對于驗證報告、檢定報告、作業指導書等儀器相關文件的搬運也應考慮在內。
對于有計量或驗證要求的儀器,則還需增加計量工作計劃、驗證工作計劃。比如藥企搬遷,需要明確哪些設備需3Q驗證、哪些設備需要計量檢定。對于3Q驗證,什么時候入場,多長時間完成,以及各類設備的驗證方案,都需提前計劃好。
危化品、高壓氣瓶的搬運方案
危險化學品,需要明確種類與數量,制定相應運輸方案,會同專業人員或具有資質的機構進行分類、打包、運輸,防止危化品遺失、泄露。某高校實驗室搬遷時,就曾出現過部分腐蝕性化學試劑丟失的情況。
高壓氣瓶,因具有爆炸等危險性,也應由具有相關資質得專業人員、專業車輛負責運輸。
建議提前計劃好危化品、高壓氣瓶等具有危險特性物資的采購量,減少不必要的囤積,降低搬運風險。
生物樣本、標準品、標準菌株等的搬運方案
重點考慮運輸過程的溫度保護,否則可能引起重大損失。比如超過-80℃會對生物樣本質量產生不利影響,運輸所用冷凍容器需按照制造商指導進行維護并經過驗證。新址相應儲存設備通電后,需核查溫度是否符合要求。
建議搬運前提前做好冗余備份,以應對運輸制冷設備的突發故障。
(2)特殊性應對方案
某些具有特殊性的實驗室與設備,還應提前規劃好相關工作,如:
實驗室消殺處理
具有傳染性、致病性風險的實驗室時,如疾控實驗室、致病性微生物實驗室,應提前考慮細菌病毒的消殺工作,搬遷工作人員應具有符合標準規定的防護措施。
特殊設備的備案
比如,xrd衍射儀搬遷前必須到當地環保部門登記,具有放射性的設備搬遷前必須到公安系統備案,否則會受到處罰。
(3)應急預案
全面分析搬遷過程可能存在的各種風險,并制定針對性的應急預案,包括人員受傷、車輛故障、特殊天氣、特殊政策(如疫情管控)、危化品泄露等。
比如針對人員受傷,應提前了解符合救治條件的醫院地址及聯系方式,規劃交通路徑,配備應急醫藥箱等。室外風速達到6級,不可進行大型儀器吊裝;遇雨水天氣,需做好防潮措施。
二、搬遷中- 環環把控,萬無一失
搬遷過程中,應由專人負責現場溝通、協調、監督,以確保搬遷方案按計劃推進,以及應對各類現場問題,使搬遷過程與結果更可控。
01 多個服務商的協調
如有多個服務商共同實施搬遷,應以書面形式明確各服務商服務范圍、進場工作先后順序;如有同時作業,應全程跟進協調,知曉現場情況,做好協調跟進,避免出現責任推諉的情況。建議選擇一站式搬遷服務商,使責任更加清晰明了,減少溝通時間與麻煩。
02 工作進度的跟進
現場監督搬遷人員是否按預定要求入場,工作進度是否按計劃推進,以及及時響應搬遷現場所需幫助與支持等等。
比如儀器安裝調試時,可安排儀器負責人或使用人做好協助工作,及時向工程師提供所需工具、試劑耗材等,告知使用習慣和特殊需求,便于工程師及時調整儀器相關附配件的位置。
03 資產安全的跟進
建議組織實驗室相關人員對搬遷重要環節進行現場監督與跟進,重點關注精密儀器、珍貴樣品以及敏感文件等,包括包裝是否保護到位、裝卸車資產數量是否正確,運輸途中是否有相關責任人押車等,避免重要物資遺漏、丟失、損壞。
04 突發情況的應對
即便再周密的搬遷方案,也難以避免現場出現計劃之外的問題,尤其是大型搬遷。有的可用備選方案或應急預案處理,有的需要臨時研究應對策略。
比如現場發現未計入搬遷清單的資產如何處理,現場產生的安全隱患應該如何評判與整改,突發阻礙搬遷進行的事件如何應對……由專人現場跟進,可以第一時間掌握第一手信息,及時溝通協調解決現場問題。
三、搬遷后-新舊址妥善交接,完美收官
完整的搬遷工作,除了資產就位、環境就緒之外,還需做好資產驗收、儀器驗證、故障維修、資質維持、舊址安全等各項工作。
01 資產驗收
組織各科室根據資產搬遷清單,逐一檢查所屬資產數量是否準確,擺放位置是否正確,確認資產無遺漏、無丟失、無錯位。
儀器設備安裝調試后,還需以搬遷前、后性能測試記錄為依據,進行設備性能驗收與外觀驗收。
02 計量/驗證
根據計量、驗證清單,及時聯系服務商入場完成相應工作,并驗收計量證書、驗證報告。建議選擇具備設備校準能力的搬遷服務商,可現場協助通過計量檢定,選擇具有驗證能力的搬遷服務商,搬遷與驗證銜接更緊密,從而降低搬遷成本,縮短搬遷工期。
03 故障維修
根據故障儀器清單,逐一核查故障情況,明確哪些是已有故障儀器,哪些是搬遷造成的故障儀器,根據搬遷合同條款明確責任歸屬,確定后續維修方案。
04 資質維持
實驗室地址搬遷屬重大事項變更,具有CNAS資質的實驗室,應在20個工作日內以書面形式通知CNAS秘書處,期間不可使用認可標識/聯合標識,否則可能被暫停或撤銷認可資質。搬遷啟動后,應盡早與CNAS取得聯系,做好溝通協調,盡量減少資質停用時長。
向CNAS申請變更時,應從信息系統中申報,從CNAS網站“實驗室認可申請資料下載”中下載“CNAS-PD20/26《變更申請書》”,并做好評審準備,重點注意搬遷后的設備與環境。如果有擴項,可考慮與復評審放到一起,以減少麻煩。
05 舊址安全
舊址雖停用,但安全工作仍不能忽視。比如,廢棄危化品應貼好標簽,及時聯系具有資質的環保機構處理;廢棄家具、報廢設備等需按照管理制度辦妥處置手續并及時處理;清理室內外環境,斷水斷電,關窗鎖門,以免發生危險事故。
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